Aplikasi PT. Kinoa

Tulisan ini bagian dari salah satu Tugas Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Disini saya mau menceritakan pengalaman saya dalam perancangan Aplikasi PT. Kinoa
Nama  : Hilda Chaerani Azis
NPM  : 1A111271
Kelas  : 3KA22
Dosen : Parno,SKom,MMSI

PT. Kinoa adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang penyedia barang dan jasa pada bidang Teknologi Informasi (IT). Pengadaan barang yang dilakukan oleh PT. Kinoa adalah pengadaan Aplikasi yang digunakan untuk kebutuhan operasional sehari-hari pada perusahaan relasi/client.

Pada awal berdirinya PT. Kinoa tidak langsung memiliki relasi/client. Bagian marketing/pemasaran perusahaan tersebut bekerja keras mencari peluang untuk mendapatkan kesempatan melakukan pengadaan barang dan jasa pada bidang Teknologi Informasi (IT). Staff marketing melakukan pencarian peluang pengadaan barang dan jasa Teknologi Informasi dengan mendatangi beberapa Perusahaan, kemudian mereka bertemu dengan bagian terkait yang terdapat pada Perusahaan tersebut untuk mencari tahu apakah ada kebutuhan di bidang Teknologi Informasi (IT) yang belum terpenuhi atau bahkan belum tersedia pada perusahaan tersebut. Sering kali usaha dari staff marketing itu tidak membuahkan hasil karena pada saat ini persaingan bisnis pada dunia Teknologi Informasi sudah sangat ketat sekali.

Setelah bagian marketing mendapatkan informasi bahwa ada salah satu perusahaan yang membutuhkan pengadaan barang dan jasa untuk bidang Teknologi Informasi, bagian marketing kemudian melakukan pembuatan proposal penawaran harga atas kebutuhan yang terdapat pada Perusahaan Calon Client. Proposal yang dibuat berisikan informasi yang didapat diawal, informasi tersebut biasanya berisikan mengenai kendala yang terdapat pada Calon Perusahaan Client, solusi yang akan diberikan oleh PT. Kinoa selanjutnya adalah harga penawaran untuk pembuatan aplikasi tersebut.

Setelah proposal yang diajukan oleh marketing disetujui kemudian staff marketing melakukan kordinasi dengan Direktur, General Manager & Manajer SI untuk melakukan tahapan awal. Tahap awal yang dilakukan adalah melakukan perhitungan apakah angka penawaran yang diajukan profitable. Mereka memperhitungkan berapa lama tahap development berlangsung, berapa banyak tenaga ahli yang akan digunakan serta berapa besar biaya/cost untuk tenaga ahli tersebut. Setelah kalkulasi/perhitungan selesai dilakukan dan proyek tersebut mendatangkan profit, kemudian Direktur atau General Manager melakukan meeting/pertemuan untuk membahas kontrak yang akan dijalankan dengan Manajer atau Direktur Perusahaan Calon Client. Setelah meeting tersebut dilakukan selanjutnya kedua pihak melakukan tanda tangan kontrak kerja. Didalam kontrak kerja tersebut terdapat klausul-klausul yang mengikat kedua belah pihak dimana klausul-klausul tersebut tidak merugikan apabila semua pekerjaan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

Setelah kontrak kerja didapatkan kemudian Manajer SI mulai melakukan perencanaan tahap selanjutnya, yaitu menentukan berapa banyak tenaga ahli yang akan digunakan, membuat jadwal dan menentukan apa yang akan dikerjakan oleh tenaga ahli yang telah dipilih. Manajer SI bersama dengan salah satu tenaga ahli yang telah dipilih juga perlu melakukan gathering user requirement pada Perusahaan Calon Client yang nantinya hasil dari gathering user requirement tersebut dijadikan bahan untuk dituangkan kedalam aplikasi yang akan dibuat.

Tahap berikutnya setelah Manajer SI selesai melakukan gathering user requirement. Hasil tersebut didiskusikan dengan tim yang telah dibentuk. Manajer SI melakukan diskusi dengan System Analyst mengenai kebutuhan yang ada pada client, kemudian System Analyst mulai melakukan analisa bagaimana perancangan desain database yang akan digunakan pada aplikasi, fitur-fitur yang akan diberikan pada aplikasi & desain tampilan halaman aplikasi yang akan digunakan.

Setelah System Analyst selesai melakukan analisa perancangan untuk aplikasi yang akan dibuat, Manajer SI menentukan setiap programmer yang ada untuk melakukan apa saja yang akan mereka buat(Manajer SI menentukan setiap programmer membuat modul apa saja). Setelah programmer sudah mendapatkan jatah mereka dan mengetahui apa yang akan dibuat barulah tahap developing dilakukan. Selama tahap development berlangsung Manajer SI dan System Analyst bekerja sama untuk memonitoring apa saja yang sudah dibuat oleh programmer. Mereka melakukan cek kembali apakah setiap modul  yang dibuat sudah sesuai dengan permintaan dari Client. 

Setelah tahap developing selesai dilakukan, tahap selanjutnya adalah melakukan testing dan implementasi system yang telah dibuat pada Perusahaan Relasi/Client. Testing dan implementasi system ini dilakukan oleh user yang akan menggunakan Aplikasi tersebut. Apabila Software/Aplikasi telah lulus tahap testing baru dapat berjalan ke tahap implementasi system pada Perusahaan Relasi/Client. Tetapi apabila Software/Aplikasi tidak lulus uji maka harus kembali ke tahap development untuk dilakukan perbaikan sesuai dengan bugs atau issue yang terjadi pada tahap testing tersebut.

Tahap implementasi system adalah tahap awal dimana software/aplikasi di deploy pada environment yang ada pada Perusahaan Client. Deployment tersebut dapat dilakukan pada server yang tersedia atau instalasi langsung pada Komputer/PC user yang akan menggunakan aplikasi tersebut. Setelah tahap testing dan implementasi system telah dilakukan baru aplikasi dapat dinyatakan Live.

Tahap selanjutnya setelah aplikasi Live adalah tahap Maintenance/Pemeliharaan. Pada tahap ini yang biasa dilakukan adalah apabila pada saat aplikasi sedang berjalan/digunakan terdapat error/problem, tim developer harus dapat melakukan penyelesaian/solving atas error yang terjadi. Error atau bugs tersebut biasanya terjadi karena kebutuhan system yang kurang validasi, kebutuhan user yang kurang dikomunikasikan, kebutuhan system yang salah penafsiran dan kesalahan yang dilakukan oleh pengguna aplikasi tersebut.

Tahapan Maintenance/Pemeliharaan Aplikasi biasanya berlangsung selama 6 bulan setelah aplikasi dinyatakan Live oleh Perusahaan Client.

Setelah tahap maintenance/pemeliharaan aplikasi selesai maka berakhir juga kontrak yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Tetapi hal ini tidak hanya berakhir begitu saja. Biasanya Manajer SI mengajukan penawaran kembali kepada Perusahaan Client tersebut untuk melakukan pengembangan lebih luas lagi pada Aplikasi yang sudah ada dan penawaran untuk kontrak maintenance/pemeliharaan aplikasi tersebut.